Como a Cloudwalk tem usado o ChatGPT para economizar horas do RH

Se você esteve no mundo corporativo nos últimos meses, é muito difícil que não tenha escutado sobre uma ferramenta cujo nome parece saído de uma sopa de letrinhas: o ChatGPT. Criado pela empresa de inteligência artificial OpenAI, o sistema é capaz de escrever textos, dicas, discursos e até mesmo realizar tarefas operacionais, a partir de pedidos feitos em sua ferramenta. E já tem gente utilizando esse serviço para facilitar a vida do RH: na Cloudwalk, startup de pagamentos brasileira que é dona da marca Infinite Pay, o ChatGPT já ajuda analistas e recrutadores a responderem perguntas dos colaboradores, elaborarem entrevistas de recrutamento e até darem feedback a candidatos rejeitados. 

Incentivado pela liderança, o time de RH organizou um hackathon para automatizar tarefas de seu dia a dia, buscando ganhar produtividade e eficiência. O esforço deu origem ao Peepo, bot que responde perguntas dos 450 colaboradores sobre férias, benefícios e datas de pagamentos. Só num primeiro momento, o Peepo (um trocadilho com People, caso você esteja na dúvida) já é capaz de economizar cerca de 100 horas mensais do time de RH, conta a Chief People Officer da Cloudwalk, Triinu Groon. 

“Quando a tecnologia vem, conseguimos direcionar nosso esforço de trabalho para outras atividades, mais humanas: comunicação, criação de conexões, feedback. No futuro mais próximo, o foco vai ser cada vez mais nas habilidades de trabalhar com pessoas”, diz ela, que nasceu na Estônia e fez uma carreira no Brasil em empresas como Natura e ABN Banco Real antes de se juntar à startup, em setembro de 2020. 

Na entrevista a seguir, Triinu fala ainda sobre a adoção de inteligência artificial pelo RH, a aproximação da tecnologia como um valor cultural da Cloudwalk e, óbvio, discute o medo que as pessoas podem ter de perder o emprego com tanta produtividade surgindo a partir de códigos de computação. “O medo é humanamente compreensível em meio às mudanças, e é inegável que as organizações estão em transformação. A solução para esse medo é praticar as atividades que geram valor e mostrar para as pessoas que o que elas fazem é importante”, diz a executiva.

“Quando a tecnologia vem, conseguimos direcionar nosso esforço de trabalho para outras atividades, mais humanas: comunicação, criação de conexões, feedback.”

Como surgiu a ideia de usar inteligência artificial em todas as áreas da Cloudwalk? 

Somos uma instituição de pagamentos, mas também somos, em primeiro lugar, uma empresa de tecnologia. Como time, chegamos ao entendimento que todo mundo que trabalha aqui é de tecnologia ou, pelo menos, é curioso sobre o assunto. Isso vale para todos os times, então estamos sempre pensando em como cultivar a vontade de aprender mais sobre o tema. No caso do meu time, fizemos um hackathon de uma semana, com o time dividido em duplas, tentando criar soluções para o dia a dia que tivessem base em tecnologia. Podia usar o ChatGPT, automação, fazer um script, desde que trouxesse produtividade ou eficiência. A gente não precisa ser programador – ainda que eu tenha ido estudar ciência da computação nos últimos tempos –, mas precisa aprender mais sobre tecnologia, mesmo atuando em pessoas.

Leia também: “O maior inimigo do RH é achar que sabe o que as pessoas querem com base em crenças”, diz Frederico Lacerda, da Pin People
‍

Depois desse primeiro teste, vocês também passaram a utilizar o ChatGPT no dia a dia da empresa. Que tipo de resultados isso trouxe para o RH? 

Muitas empresas tem medo do ChatGPT ou receio de utilizar, mas não é o nosso caso. Aqui, o nosso CEO disse que todos estavam liberados para usar a ferramenta e que nós íamos pagar a versão Pro, para que os testes não tivessem limitações. No time de People, começamos a criar soluções baseadas em inteligência artificial. O principal destaque é o nosso bot que ainda está em desenvolvimento, o Peepo. Ele funciona como um analista de People que pode responder às dúvidas das pessoas, em temas como plano de saúde, datas de pagamento, férias e até mesmo frentes de atração e treinamento. Hoje, temos 450 colaboradores, e calculamos que o time de RH hoje costuma responder cerca de 400 dúvidas da equipe a cada mês. Se cada pergunta leva de 10 a 15 minutos para ser respondida, o Peepo nos ajuda a ter uma economia de 100 horas mensais do time de RH, que podem olhar para tarefas mais dependentes do olhar humano. Mais que isso: essa economia aumenta conforme o time aumenta, porque mais pessoas têm cada vez mais dúvidas. Tudo isso a partir do fato de que a inteligência artificial está lendo nossos documentos sobre a forma certa de tirar férias ou os nossos benefícios, por exemplo.

Isso é muito bacana. Imagino que essa ideia possa ser replicada em outras áreas do RH, especialmente naquelas que muita gente reclama que tem pouca resposta, como atração e seleção. O que vocês têm feito nesse setor? 

Outro projeto que surgiu no hackathon foi de um grupo que pediu ajuda do ChatGPT para criar perguntas para processos seletivos. É uma coisa simples: “tenho que recrutar o candidato tal e preciso de perguntas para fazer para ele”. Isso pode ajudar o entrevistador a ter mais alternativas para seu trabalho. Também estamos usando o ChatGPT para nos ajudar a rever descrições de cargo. É um trabalho que demanda dedicação, a gente gasta uma meia hora por cargo, mas com a inteligência artificial essa revisão dura dez segundos. O mesmo vale para o job description quando abrimos uma nova vaga. Além disso, o ChatGPT também nos auxilia a criar feedback para candidatos durante processos de seleção. Queremos criar textos que sejam sucintos, bem escritos, assertivos e cuidadosos com a experiência do candidato. Antigamente, precisávamos de pelo menos 10 minutos por feedback – sendo que cada recrutador prepara cerca de 15 feedbacks específicos por semana. Com o ChatGPT, conseguimos fazer a mesma tarefa em menos de 3 minutos, o que significa que cada analista consegue economizar uma hora e meia por semana com ajuda da inteligência artificial apenas nessa atividade. Isso deixa o time disponível para outras atividades que agregam valor.

Não é todo mundo que se sente à vontade com a tecnologia – muita gente, inclusive, acha programação uma coisa difícil demais para ser aprendida. Como vocês inseriram a tecnologia na cultura da empresa? 

Um dos nossos valores na Cloudwalk é o que a gente chama de tecnofilia. É uma crença de que a tecnologia pode fazer diferença para trazer inovação e agregar valor para a vida das pessoas. Enquanto muitas empresas proíbem certas ferramentas, a gente entende que precisa aprender a usá-las. Acreditamos na liberdade e no incentivo para a criatividade. No passado, eu trabalhei com cultura organizacional, e percebi que a liderança ajuda muito a criar uma cultura, trazendo princípios para a forma que o time se organiza. Aqui dentro, os líderes são exemplos fantásticos de tecnofilia.

Além de uma questão psicológica, trabalhar com tecnologia no dia a dia é uma questão de conhecimento. Como vocês fazem para superar esse gap? 

Nosso primeiro passo já começa no processo de atração e seleção, passando essa mensagem de tecnofilia para todos os candidatos. A ideia é que não seja uma surpresa quando a pessoa entre aqui. Mesmo assim, sabemos que nem todo mundo é engenheiro de software. Dito isso, acreditamos muito na automotivação, buscamos criar as condições para as pessoas fazerem acontecer. Oferecemos Udemy com acesso livre para quem quiser aprender sobre tecnologia, o ChatGPT Pro para todo mundo experimentar, e sempre divulgamos artigos sobre inovação internamente. Além disso, é preciso ir além. No caso do meu time, foi necessário criar experiências e estimular testes de aprendizagem com tecnologia. Pode parecer uma distração, mas é incomparável a sensação de felicidade na cara das pessoas após elas terem implementado algo para melhorar o dia a dia delas. Muitas vezes, a barreira para lidar com tecnologia é mental, então a questão é como mudar o mindset, superando as crenças limitantes de cada um.

Muitas vezes, a barreira para lidar com tecnologia é mental, então a questão é como mudar o mindset, superando as crenças limitantes de cada um.

Com tanta economia de tempo trazida pela inteligência artificial, é natural que muita gente tenha medo de ser dispensável. Como você lida com o medo das pessoas de perderem o emprego com tantos avanços? 

O medo é humanamente compreensível em meio ás mudanças, e é inegável que as organizações estão em transformação. A solução para esse medo é praticar as atividades que geram valor e mostrar para as pessoas que o que elas fazem é importante. Não fizemos layoff nesse período difícil do mercado, e isso sempre ajuda a dar uma referência para as pessoas. Buscamos garantir que, quando a tecnologia vem, conseguimos direcionar nosso esforço de trabalho para outras atividades. Talvez tenha a ver com a nossa forma de operar: na Cloudwalk, buscamos ter um time pequeno para entregar muito, então sempre tem uma oportunidade para criar coisas, construir mais, melhorar os processos. Hoje, somos 11 pessoas no time de People para 450 na empresa toda. É um time pequeno, mas a automação nos ajuda a alcançar novos patamares de entrega. Não está sobrando tempo. Além disso, a despeito da automação, existem qualidades humanas que não deixam de ter relevância: comunicação, criação de conexões, feedback, atenção para situações personalizadas, todo o trabalho de gestão de pessoas e lideranças. No futuro mais próximo, o foco vai ser cada vez mais nas habilidades de trabalhar com as pessoas.

Leia também: “Queremos tecnologia mais humana e pessoas mais tecnológicas”, diz Daniel Knopfholz, VP de Pessoas e Tecnologia do Grupo Boticário
‍

Além de lidar com toda a questão da tecnologia, você também tem uma questão de lidar com a diferença desde cedo na tua carreira. Afinal de contas, você é estoniana, mas fez carreira no Brasil. Como foi essa decisão de vida? 

Eu nasci e cresci na Estônia, fiz Administração na faculdade. Durante o curso, encontrei um tema que chamou minha atenção, que é o impacto dos negócios na sociedade e a sustentabilidade. Primeiro, eu criei uma ONG sobre isso com uma colega minha, mas eu queria entender como era trabalhar dentro de uma estrutura maior. Daí, surgiu um convite para trabalhar no ABN Banco Real em uma vaga de sustentabilidade. O Brasil não estava nos meus planos, mas o universo conspirou a favor – e o fato do Brasil ser um país culturalmente distante da minha realidade me atraiu muito. Foram vários aprendizados e desafios interessantes. Depois do Banco Real, fui para a Natura, e lá que mudei para a área de pessoas, primeiro trabalhando com educação para sustentabilidade e depois mudando para temas como liderança, inovação e performance. Fiquei bastante tempo na Natura, depois passei por consultoria, e vivi um período em que todo mundo falava bastante de tecnologia. Senti que mesmo as empresas menos tecnológicas estavam discutindo esse tema, e por isso em 2019 decidi ir trabalhar em startups. Passei por uma empresa, e em setembro de 2020 cheguei à Cloudwalk, movida pela curiosidade de aprender sobre tecnologia, que é um aspecto super relevante das nossas vidas e da vida das organizações.

Você trabalhou em empresas bastante tradicionais antes de mudar pra indústria de tecnologia. Como você sentiu essa mudança de gestão? 

Teve algo que me chamou muito a atenção quando eu cheguei à Cloudwalk: existem crenças da nossa liderança que facilitam a criação de novos modelos de gestão. Buscamos não burocratizar, sermos ágeis, com times horizontais e pequenos para entregar um valor grande. Além disso, temos muita clareza de que a gente só está aqui para agregar para o cliente, se deixarmos de fazer isso, deixamos de existir. É um passo importante quando a gente fala de liderança, especialmente em termos remotos. É daí que vem nosso propósito de criar vínculos, buscar produtividade e eficiência. E isso se reverte em questões mais básicas: ter menos reuniões, ter uma cultura escrita, saber escrever bem para gerar registros e transparência dos combinados. Isso é muito importante, mas foi uma mudança que me fez muito bem. 

Para fechar, tem algum conselho que você daria para quem está lendo esse texto? 

Seja você de RH ou não, meu conselho é tentar fazer algo hoje com tecnologia. Tente usar o ChatGPT ou criar um bot. Leia as orientações, peça ajuda, mas minha dica é sentar na cadeira, ir lá e fazer. Nesse contexto que a gente vive, fazer e experimentar faz muita diferença.