Como é o encontro anual da Rocket.Chat para times remotos

Em tempos de trabalho remoto, muita gente discute qual é a função dos encontros presenciais – há até quem acredite que eles nem precisem acontecer.

Não é o que acha a Rocket.Chat, startup dona de um sistema de comunicação colaborativa no ambiente corporativo: fundada em 2016, a empresa realiza todos os anos um summit presencial para alinhar os planos e integrar o time. Em 2022, o evento ganhou ares de conferência global, ao unir mais de 120 colaboradores de 30 países diferentes por quatro dias em um resort na Bahia. 

“Queríamos que todo mundo saísse de lá com a mesma visão de futuro da empresa, ao mesmo tempo que queríamos que as pessoas de diferentes áreas estivessem juntas e se divertissem”, conta Tatiana Cirio, Vice-Presidente de Pessoas da Rocket.Chat.

“Alinhar os três objetivos numa agenda curta foi bem difícil, especialmente porque os líderes estão sempre pensando em colocar mais conteúdo. Mas, para nós, são igualmente importantes”.

Na entrevista a seguir, Tatiana explica mais sobre o tipo de evento que a Rocket.Chat faz e dá dicas para outras empresas que quiserem seguir o modelo – seja na forma de organizar a agenda ou alinhar as expectativas do time. Mas ela mesma deixa claro: summit é bem diferente de festa de fim de ano. “Festa não tem nem que ter slide: é dia de agradecer, não de pedir.”

A Rocket.Chat nasceu já no modelo remote-first, mesmo antes da pandemia, mas tradicionalmente realiza esse encontro presencial e anual. Por quê? 

A Rocket.Chat não nasceu como uma empresa, mas sim como um projeto de código aberto no GitLab, com gente do mundo inteiro visualizando e contribuindo. Em um determinado momento, o GitLab fez uma oferta para comprar esse produto que tinha começado a ser desenvolvido pelo Gabriel Engel e outros desenvolvedores. Enquanto a negociação rolava, eles convidaram esse time de devs para o primeiro summit deles, em Amsterdã. O Gabriel e o time participaram, decidiram transformar o projeto em uma empresa, mas preferiram ficar como Rocket.Chat em vez de vender para o GitLab. No entanto, essa cultura de summits ficou. O primeiro não tinha nem 15 pessoas, mas já tinha gente vindo dos EUA e do Canadá. A Rocket.Chat começou global porque nasceu online. Fizemos summits todos os anos, até [acontecer] a pandemia. Em 2020 fizemos no começo do ano, em 2021 não conseguimos fazer, e agora fizemos no final de outubro a edição de 2022.

Em 2020, eram 45 pessoas; agora foram 120 presentes, ao todo temos 150 colaboradores. Veio gente da Nigéria, de Singapura, teve até quem viajou mais de 40 horas para chegar ao summit, que foi num resort na Bahia. Fizemos o evento de domingo a quarta, mas tivemos um encontro de líderes no sábado e um evento de engenharia entre quarta e sexta-feira.

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Por que o summit é num resort? 

Um time de 150 pessoas demanda uma logística complexa e nós queríamos que as pessoas tivessem uma vivência da cultura brasileira, não ficassem apenas numa sala de convenções. Pensamos em fazer em Floripa, mas o clima não ajudava para a época do ano. Além disso, eu queria que o time pudesse fazer várias atividades junto, não só o trabalho. Se fizéssemos num hotel convencional, as pessoas saem, vão no bar, no shopping, mas queríamos que elas não dispersassem, que não houvesse silos. Num resort, o lazer e a alimentação estão no hotel, todo mundo fica junto o tempo todo.

Além disso, não precisamos gastar tempo pensando em que hora servir o almoço: no resort, o almoço é das 12h às 15h e fica fácil resolver isso. Claro, não é barato fazer, depende muito do tamanho da empresa. Se o grupo for menor, dá para alugar uma casa ou fazer um encontro numa cidade pequena. Já fizemos em Bonito, com 50-60 pessoas, mas quando subimos para 150 colaboradores fica mais difícil, precisa de mais estrutura para garantir que todo mundo vai se divertir. Tem que pensar no que cabe no custo e no tamanho da equipe.

“Nós queríamos que as pessoas tivessem uma vivência da cultura brasileira, não ficassem apenas numa sala de convenções.”

Quais eram os objetivos de vocês com o summit? 

Nós tínhamos três objetivos. O primeiro era alinhamento de estratégia: queríamos que todo mundo saísse de lá com a mesma visão de futuro da empresa, sem estratégias quebradas por área. O segundo era a integração: permitir não só que as pessoas da mesma área estivessem juntas, mas também interagir com as outras áreas, ouvir outros lados, criar empatia. E o terceiro era que as pessoas se divertissem.

Alinhar esses três objetivos numa agenda curta foi bem difícil, especialmente porque os líderes estão sempre pensando em colocar mais conteúdo. Mas para o Gabriel, os três objetivos eram igualmente importantes.

Como foi alinhar essa agenda e entender o que precisava ser discutido? 

Não é porque a gente é remoto que a gente não tem reuniões: toda semana temos um all hands, com abertura do CEO e alguns recados. As reuniões do summit não podiam ser só um all hands. Havia momentos de sentar e ouvir, mas também tinha muita interação entre as áreas.

Uma das dinâmicas que fizemos foi a de uma empresa fictícia, com os times trocando de papéis: quem era de RH ia para vendas resolver um problema, e assim por diante. Além disso, ninguém era obrigado a nada: se você não quer socializar no tempo livre, fora das atividades, tem direito a fazer isso. Mas todo mundo participava de tudo: teve muita gente que me disse que nunca tinha cantado no karaokê, por exemplo.

O summit é uma festa de fim de ano? Ou é diferente? 

Eu já fiz os dois e é bem diferente. Uma festa de fim de ano tem como objetivo comemorar e reconhecer – tinha um executivo, em outra empresa que trabalhei, que dizia que não podia marcar reunião no dia da festa, porque era dia de agradecer, não de pedir.

Tem que lembrar que festa é festa, não tem slide: no máximo, dá uns troféus para as pessoas. Não é para falar de trabalho. Já o summit não: pode até ter o objetivo de celebrar, mas tem alinhamento, solução de problemas, planejamento. Até tivemos uma festa de fim de ano, um luau na praia, para agradecer às pessoas, dançar juntos, mas é diferente: o offsite tem um objetivo mais amplo.

“Pode até ter o objetivo de celebrar, mas tem alinhamento, solução de problemas, planejamento.”

A Rocket.Chat tem 150 colaboradores, mas só 120 estiveram presentes. Como os outros 30 estavam incluídos no summit? 

Nós fizemos a transmissão para quem não pode vir, é importante respeitar quem não pode estar presente – seja porque não conseguiu visto, porque tinha um bebê pequeno ou tinha que cuidar da família. Transmitimos pela internet as principais pautas, até mesmo gravamos para quem quiser ver depois. Vai ser um material que vamos inclusive usar no onboarding de quem chegar em breve.

Como vocês definem a época do ano do evento? É um modelo que outras empresas podem replicar? 

Nós costumávamos fazer no primeiro trimestre, tendo a achar que é melhor, porque envolve o planejamento de ciclo. Sentimos falta de ter feito o evento no começo de 2022, até fizemos um off-site online, mas sentimos que as discussões não tiveram a profundidade que a gente gostaria. Por outro lado, ia ser difícil fazer naquela época: hotéis como o que a gente ficou só abrem para eventos corporativos a partir de abril.

Se fosse no primeiro trimestre, talvez não tivéssemos a melhor experiência para as pessoas. Acho que depende muito da necessidade de cada empresa com seu encontro. Tem empresas que fazem encontros para discutir, mas no nosso caso, precisávamos mais comunicar o planejamento do que planejar. Era mais um reforço de estar junto e alinhar o que já estava definido, mas acho que isso influencia a época do ano que o summit deve acontecer.

Fazer um evento de grande porte envolve planejamento, mas também muita expectativa. Como alinhar o time quanto a isso? 

Você tem razão, um evento sempre causa expectativa. Em junho, fizemos um RSVP para saber quem poderia estar presente – sempre tem alguém com férias ou casamento marcado, e teve muita gente no time que remarcou férias, inclusive. Não pedi isso para ninguém, mas se todo mundo vê que é especial, as pessoas conseguem se programar, especialmente se tem antecedência. Cabe à empresa criar a cultura de que isso é importante – e nós sempre estamos falando do summit, seja no onboarding, numa fala do CEO. Quando chega o momento, todo mundo já está animado e a fim de ir.

Ao mesmo tempo, é preciso tomar cuidado para não gerar frustração. Em julho, três meses antes do evento, nós lançamos um guia de experiência, mostrando o que ia ter em cada dia na agenda – dia 1 seria estratégia, dia 2 é dia das áreas e do lazer, dia 3 é fechamento e lazer. Além disso, falávamos da região, deixamos as pessoas escolherem os dias que queriam chegar ou ir embora, para onde elas queriam ir ou voltar. Teve gente que aproveitou para conhecer Salvador, e montamos um canal na nossa plataforma para elas combinarem. Teve gente que aproveitou que veio ao Brasil para ir a Porto Alegre conhecer nosso escritório. Eu mesma, moro na França e aproveitei para ver minha família. Cada empresa tem que pesar o que consegue fazer, mas é possível fazer muita coisa.

“Cabe à empresa criar a cultura de que isso é importante”