Com foco em produtividade, empresas reduzem reuniões

Reunião, meeting, call, papo, alinhamento. Pode chamar como quiser: esses compromissos que enchem as agendas de colaboradores estão passando por um processo de transformação nas empresas, e o movimento já é considerado uma das grandes tendências para 2023 quando o assunto é trabalho. Afinal, o mercado começa a perceber que, muitas vezes, agenda vazia pode ser sinônimo de mais qualidade de vida e produtividade acima da média. 

Quem diz isso não são apenas os gestores, mas os estudos que buscam compreender melhor os impactos das reuniões. De acordo com o Massachusetts Institute of Technology (MIT), empresas que reduziram as reuniões em 40% (o equivalente a dois dias por semana) tiveram ganhos de até 71% na produtividade. Com isso, os funcionários não ficam presos em uma agenda e organizam suas tarefas da melhor maneira. A satisfação aumentou em 52%.

Já a remoção de 60% das reuniões (equivalente a três dias por semana) aumentou a cooperação em 55%, com os funcionários substituindo as reuniões por formas melhores de se conectarem individualmente, em um ritmo adequado para cada um. Com isso, o risco de estresse diminuiu em 57%, melhorando o bem-estar psicológico, físico e mental da equipe. Hoje, esse movimento já tem até mesmo um nome para chamar de seu: “fadiga do Zoom”.

“Muitas reuniões são feitas de forma inadequada. Poderiam ser um e-mail, uma mensagem. E, muitas que deveriam acontecer, não acontecem. Reuniões fazem parte da maior parte da jornada de trabalho de uma pessoa em uma organização. Representam entre 60% e 70% do tempo de gestores, coordenadores e executivos”, contextualiza Thais Reali, cofundadora da Reuniões Produtivas, iniciativa que faz consultoria sobre reuniões para empresas.

De acordo com números de Reali, reuniões semanais com oito pessoas, pensando apenas em salários diretos, podem custar entre R$ 100 mil e R$ 500 mil ao ano. “Muitas empresas não percebem o custo de uma reunião desnecessária”, explica a especialista. “Imagine [o gasto] exponenciado a todo o negócio. Quanto dinheiro a empresa perde com reuniões mal desenhadas ou que nem deveriam acontecer. Por isso, estão em transformação”.

Reuniões longas? Não, obrigado

Dentre as empresas que estão se movimentando para acabar com os excessos, a Sanofi apostou em papos curtos, de no máximo uma hora. Sem excessos. Para isso, estabeleceram critérios a se considerar em toda reunião, como definir o propósito com antecedência, esclarecendo os objetivos desejados; procurar fazer reuniões dentro do horário em que todos estão no escritório; e fazer encontros curtos e evitar aquelas que podem ser resolvidas com apenas um e-mail.  

“Esses critérios vieram acompanhados de uma solução usando o nosso sistema de agendamento de reuniões no Outlook, que automaticamente desconta 5 minutos nas reuniões de meia hora e 10 minutos nas de 1 hora, criando essa cultura de encontros mais curtos e objetivos”, contextualiza Pedro Pittella, head de recursos humanos da Sanofi Brasil. “Hoje, com reuniões mais curtas, também nos obrigamos a ser mais objetivos e focados em tomar as decisões esperadas no período com todos juntos”.

Algumas outras empresas resolveram ir além: as reuniões são tão curtas que até sumiram. Afinal, colaboradores não precisam mais sentar na frente de uma câmera em um mesmo horário. No Twitter, antes da aquisição por Elon Musk, tudo podia ser resolvido em um documento do Google Docs. Um dos fundadores da empresa, Jack Dorsey, explicou como a prática funcionava em um tuíte: a reunião começava com o preenchimento do documento, 10 minutos de leitura e comentários direto no texto.

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Pode parecer estranho, mas é uma maneira de deixar o colaborador mais livre, leve e solto. Ao invés de passar uma hora em frente à uma câmera, tudo que precisa ser falado é colocado e registrado nesse documento. E chegar ao limite da agenda liberada pode ser muito benéfico, segundo o estudo do MIT: cinco dias sem reunião na semana, de acordo com o levantamento, dá 88% mais autonomia para o colaborador, 68% mais comunicação, 64% mais produtividade e, no dia a dia da vida do funcionário, reduz o estresse em 75%.

Hora marcada. E nada mais

Algumas outras empresas, enquanto isso, estão tomando ações menos radicais, mas mudando a cultura ao redor da reunião. É o caso da BASF, que tem falado abertamente sobre o tema e incentivado as lideranças a reduzirem os encontros. A empresa recomenda que os colaboradores não realizem reuniões antes das 9h e depois das 16h. É uma maneira de dar certeza de horários livres – e acabar com aquela velha piada de que o dia só pode começar depois das reuniões.

“Em busca de melhorar ainda mais esse aspecto, transformamos a cultura dos nossos escritórios”, explica Camilla Bonelli, gerente de bem-estar e experiência do colaborador na BASF. “Todos estão focados no que chamamos de 4 C’s: Conexão, Cocriação, Colaboração e Celebração. Nossas salas estão mais colaborativas e aptas para reuniões híbridas, pois queremos que nossos colaboradores possam participar de um ambiente que incentive momentos de colaboração e cocriação, além de estarem juntos para celebrar conquistas”.

Também pensando em mais horários livres, a Loggi criou a quarta-feira sem reuniões. É um dia inteiro destinado ao foco. Uma pessoa que precisa produzir algo longo, que exige atenção sem interrupções, pode se valer da quarta-feira para ficar totalmente mergulhado nisso. A empresa, assim como a BASF, também colocou limites nos horários das calls (9h às 18h), tentando evitar ao máximo os extremos da manhã e da tarde, respeitando as diversas rotinas das pessoas, e também sugeriram um horário comum de almoço.

“Desenvolvemos também um material completo de capacitação para que as pessoas conheçam boas práticas de trabalho assíncrono. A partir da implementação desse novo modelo, diagnosticamos qual era a percepção dos times em relação ao tempo de foco quando comparado com o tempo investido em reuniões. Os resultados têm sido super positivos”, explica Mariana Cersosimo, head de cultura e engajamento da Loggi.

Por fim, com isso tudo, a empresa sugere que os gestores façam questionamentos sobre a necessidade daquela reunião. “Reuniões desnecessárias ocupam o tempo e desgastam a rotina das pessoas participantes. Por isso, antes de marcar uma agenda com alguém ou aceitar um convite, encorajamos que se avalie se o encontro é realmente necessário ou se a situação pode ser resolvida em um e-mail ou em uma mensagem”, explica Mariana.

Qual o futuro das reuniões?

Reunião assíncrona, conversas diárias e curtas, limitação de horários, reuniões mais bem planejadas? Qual o modelo certo? Qual o melhor caminho a ser seguido? Pensando pragmaticamente, em cima de números, o MIT tem uma resposta certeira. Para eles, o número ideal de dias livres de reuniões é três, deixando dois dias por semana disponíveis para reuniões, por dois motivos: manter conexões sociais e gerenciar agendas semanais. Além disso, os especialistas do instituto não veem com bons olhos a reunião assíncrona.

“As reuniões oferecem uma oportunidade de socializar. Um período sem reuniões é uma remoção implícita de oportunidades de conexão, mesmo que as reuniões não sejam a maneira orgânica pela qual os humanos interagem uns com os outros. Em ambientes de trabalho remoto, o risco de isolamento é excepcionalmente alto e, portanto, os gerentes devem criar deliberadamente oportunidades de socialização. Reuniões informais e sem agenda podem efetivamente satisfazer a necessidade humana de contato social”, dizem os especialistas por trás do estudo, Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar e Ashish Malik.

Thaís Reali, do Reuniões Produtivas, destaca que não existe uma fórmula mágica, mas a importância de compreender a importância de cada reunião. “Mais do que simplesmente derrubar reuniões, é importante que as empresas por trás desse chamado da reunião entendam a clareza do objetivo”, diz. “Algumas reuniões podem não existir, como aquelas que tem o objetivo de informar. Podem usar os canais oficiais, um vídeo. Agora, se quero engajar, não consigo engajar meu time com um documento assíncrono. Aí sim faço uma reunião, trazendo um pouco de informação e com dinâmicas para o time se conectar”.

Pedro Pittella, head de recursos humanos da Sanofi Brasil, recorre aos textos de Heráclito para falar sobre o futuro das reuniões. “‘A única constante é a mudança’”, diz, citando a célebre frase do filósofo pré-socrático. “É natural que surjam aprimoramentos conforme testamos essas ferramentas. Já a orientação para se buscar reuniões mais objetivas e envolvendo apenas as pessoas necessárias seguramente vai seguir, pois representa uma economia de tempo que se traduz em mais qualidade de vida para o colaborador”.