Comunicação assíncrona: dicas de Arllen Jorge, da Trybe

Enquanto muita gente fala que comunicação assíncrona faz parte das tendências do futuro do trabalho, para o gerente de aquisição Arllen Jorge ela já está no presente há muito tempo. Afinal de contas, ele é parte do founding team da Trybe, empresa que desde seu dia zero, em agosto de 2019, decidiu funcionar com esse paradigma de comunicação. “O time que criou a Trybe já tinha feito parte de outra empresa, a AppProva, e antes mesmo de termos nome, nos juntamos para pensar na cultura que queríamos – e uma das questões era trabalho distribuído, que nos levou à comunicação assíncrona”, conta o executivo, que já foi gerente de marketing e de produto.

Nas linhas a seguir, Arllen dá dicas e compartilha o seu borogodó sobre como implementar e se manter sempre alerta para a comunicação assíncrona funcionar em diferentes tipos de organização. Para ele, a regra é simples: “investir numa boa comunicação não é perda de tempo, pelo contrário!”. 

Dar o exemplo é tarefa de todos

“Desde o começo, quando éramos só 13 pessoas, nós decidimos que íamos ser intencionais ao usar a comunicação assíncrona. Se alguém mandava mensagem no WhatsApp ou escrevia fora do padrão, a gente não respondia e pedia para mandar no Slack. Entre 13 pessoas, é fácil descambar, mas a gente sabia que precisava dar o exemplo desde o começo. É preciso entender que as pessoas estão em timings diferentes e se for preciso resolver algo urgente, você deve ligar para a pessoa. Para muita gente, ainda tem uma estranheza nesse tipo de trabalho e comunicação, mas é mais fácil de se adaptar quando as pessoas da organização compartilham desse mesmo grupo de comportamentos.”

Saiba cuidar da ansiedade

“Diz o ditado: se tudo é urgente, então nada é urgente. Não existe bala de prata para saber o que é urgente, mas é um processo de aprendizado contínuo. Dar e receber feedbacks sobre isso é importante para ajustar as expectativas. Uma forma importante de cuidar da ansiedade é entender os prazos e ter confiança nas pessoas – que é um dos nossos valores aqui dentro. Se uma atividade tem um prazo para daqui a uma semana, não é para pegar o telefone e ligar para a pessoa de hora em hora. Com a confiança, a gente parte do princípio que as pessoas se dedicam o melhor que puderem naquele prazo. Além disso, é importante entender o que é urgência no negócio – aqui na Trybe, nenhuma questão é de vida ou morte como é a de um médico plantonista. Então a gente calibra isso, até porque as pessoas precisam descansar também para trabalhar bem.” 

Invista na boa comunicação

“Boa comunicação evita 99,9% dos problemas. Pode parecer algo que se gasta muito tempo, mas não é verdade: ao escrever bem, esse investimento se paga. Escrever bem é uma arte: não é escrever muito, mas é editar bem o que você vai dizer. Tem uma história que eu gosto muito: um cara manda uma carta para o outro e começa já dizendo assim: ‘desculpe pela carta longa, se eu tivesse mais tempo escreveria uma mais curta’. Uma comunicação com parágrafos curtos, frases eficientes, isso é importante. Além disso, é importante não ser vago. Um email com o título “pedido de ajuda” pode ser urgente ou só algo simples. Não ajuda o interlocutor a saber o que está acontecendo e se ele deve agir ou não. Falta de contexto também é um problema: se vai colocar um título, explica se é para discutir, informar, comunicar, se é um pedido de ajuda. Parece simples, mas é muito útil – e a simplicidade é a coisa mais chique que existe.” 

Leia também: Distantes, porém próximos: ações para manter a cultura de alta performance mesmo em remote-first
‍

Pense no legado ao escrever

“Uma das coisas mais incríveis da comunicação assíncrona é que ela vira documentação. Já perdi as contas de quantas vezes eu fui resgatar um assunto e checar a decisão de dois anos atrás para ter argumento numa discussão que a gente tem hoje. Tudo o que a gente diz no Slack vira documentação, e isso não vale só para mim ou para o meu time, mas para pessoas de outros times e até para quem entrar na Trybe no futuro. É importante partir da premissa que qualquer pessoa que for ler aquilo tem que ter a capacidade de entender o contexto. Isso gera uma gestão do conhecimento fantástica. E isso vale mesmo para um projeto em que haja só duas pessoas – se no futuro uma terceira pessoa precisar entrar no projeto, as conversas já estarão registradas, de forma que esse terceiro poderá ler de forma assíncrona e se inteirar em poucos minutos, sem retrabalho”. 

Uma das coisas mais incríveis da comunicação assíncrona é que ela vira documentação. Já perdi as contas de quantas vezes eu fui resgatar um assunto e checar a decisão de dois anos atrás para ter argumento numa discussão que a gente tem hoje.

Dê importância à sincronia

“Não é porque a comunicação é assíncrona que tudo tem que ser feito assim. Há muitas coisas que não são produtivas de forma assíncrona: um brainstorming, uma primeira discussão com muitos temas em aberto. E as cerimônias síncronas são de extrema importância, não só para trabalhar, mas também para construir cultura e relacionamentos. Cada time tem seus rituais de governança, mas orientamos que todos os líderes tenham reuniões diretas regulares com seus liderados. A sincronia é muito importante, e precisa ter espaço na agenda. Acho que discutir se o trabalho é síncrono ou assíncrono é meio inútil, porque enxergo os dois como complementares.”

Leia também: “Como você fala é tão importante quanto o que você fala”: as dicas de Maytê Carvalho sobre retórica e persuasão